Как подготовиться к переговорам с поставщиком?

Сегодня закупки требуют меньше личного общения, чем 10–15 лет назад. Новые технологии стремительно развиваются, расширяя возможности для деловых контактов. Люди привыкли решать повседневные рабочие задачи виртуально — по электронной почте, телефону, скайпу. Однако в бизнесе важные вопросы по-прежнему обсуждаются «лицом к лицу». Поэтому «живые» переговоры остаются одной из ключевых составляющих деятельности закупщика.

Успех деловой встречи во многом зависит от того, насколько хорошо вы всё продумали заранее. Подготовка — первый и важный этап любых переговоров. 

Определяем цели

«Требуя невозможного, мы получаем наилучшее из возможного» (Джованни Никколини, итальянский драматург).

Опытный переговорщик знает, как «обаять» собеседника, как «выжать» нужные условия, какие каверзные вопросы задать, о чем умолчать. При этом закупщик не обязан быть гением коммуникаций — достаточно знать цели переговоров и не позволять собеседнику сместить себя с нужного курса. 

Цели должны быть:

1. Сформулированными до начала встречи, иначе это «благие намерения», которые «выстилают дорогу» сами знаете куда.
2. Ясными, с количественными показателями: заключить договор на 10 поставок, средний объем каждой — 5 позиций на сумму X рублей, срок гарантии — 2 года, отсрочка платежа — 15 дней, скидка после пятой покупки — 10%. Конкретика отличает цель от мечты.
3. Достижимыми, иначе это мысли из разряда «вот если бы к носу Ивана Петровича, да приделать глаза Василия Кузьмича».
4. Гибкими, чтобы корректироваться с учетом позиции оппонентов, но не в ущерб своим интересам. Используйте принцип ступенек, предложенный бизнес-консультантом Александром Левитасом. Суть его в следующем. Сформулируйте условия, дальше которых не пойдете на сделку с поставщиком. Например, «потолок» цены, за которую купите товар. Затем распишите оптимистичный сценарий — максимально выгодные для вас параметры. Нижняя и верхняя ступенька готовы. Между ними «строим» еще несколько промежуточных. Переговоры начинайте с верхней планки. Если оппонент категорически против — спуститесь на одну ступеньку. Каждый последующий шаг вниз совершайте после упорной борьбы, иначе есть шанс оказаться на земле. 

Все или ничего?

«За следующим углом Вас ждет еще одна сделка» (Нельсон Банкер Хант, техасский миллиардер).
 
Неопытные участники переговоров считают, что обязаны завершать встречу продажей или покупкой. «Бывалые» знают, что уйти от плохой сделки важнее, чем заключить хорошую. Если не хотите оказаться в гуще эмоционального обсуждения, ведущего в никуда, то в состоянии полного спокойствия определите собственный предел переговоров.

Думаем об интересах партнера 

Есть такая притча о взаимопонимании.
 
Как-то шли одной дорогой четыре человека: турок, перс, араб и грек. И увидели на дороге один динар. Этот динар стал причиной ссоры между ними, потому что, получив его, они стали решать, как его потратить. Перс сказал:

— Давайте купим ангур!
— Зачем покупать ангур, лучше купить эйнаб, — возразил араб.
Но тут вмешался турок:
— К чему спорить? — сказал он. — Не нужен нам ни ангур, ни эйнаб, мы должны приобрести на этот динар узум!
Грек тоже выразил своё несогласие:
— Если уж что-нибудь покупать, то нужно взять стафил! — заявил он.
Каждый из них стал доказывать свою правоту, и дело дошло до кулаков. И всё потому, что им в тот момент не повстречался знаток, который смог бы им объяснить, что все они говорят об одном и том же, и что слова «ангур», «эйнаб», «узум» и «стафил» означают «виноград», который все они хотели купить, но каждый думал об этом на своём языке...

Заранее соберите информацию о поставщике. Понимая интересы оппонента, легче достигнуть желаемого. Чтобы общаться на одном языке, ответьте на следующие вопросы:

1. Кто будет на переговорах со стороны поставщика?
2. Каковы его интересы, цели и вероятная стратегия?
3. В чём заключаются основные возражения?
4. Каков минимальный порог, ниже которого партнер не опустится?
5. Насколько важен для оппонента положительный исход встречи?
6. На какие уступки он готов?
7. Что потеряет, если вы не договоритесь?

Готовим аргументы 

«То, что принято без доказательств, может быть отвергнуто без доказательств»
(Евклид).
 
Аргументы — ответы на возражения. На одно вероятное «против» подготовьте 2–3 обоснования. Попробуйте взглянуть на каждое глазами оппонента. Соответствуют ли ожидания партнера вашим аргументам? Чем нагляднее доводы, тем лучше. Заранее подготовьте презентации, графики, диаграммы, планы и прогнозы — все то, что зрительно подкрепляет и усиливает вашу позицию. Как говорится, лучше один раз увидеть… Продумайте, на какие уступки вы готовы пойти, если поставщик выставит «железные» контраргументы. 

В заключение 

Для наглядности сведите всю информацию к переговорам в табличку:

Успешных переговоров!